Oszczędzanie w firmie

Jak pozyskać klientów

Jak oszczędzać pieniądze w firmie.

Jak gromadzić oszczędności

Szkolenia personelu

W dobie kryzysu coraz więcej firm szuka oszczędności. Są to różne decyzje. Błędem jest redukcja – zwalnianie doświadczonych pracowników. Zanim przejdziemy do tak drastycznych środków zastanówmy sie, gdzie możemy zaoszczędzić i co możemy zrobić aby zwiększyć zyski. W zależności od branży danej firmy różne mogą być sposoby redukowania kosztów. Przedstawione przeze mnie na tej stronie przykłady oszczędzania w firmie można śmiało wykorzystać w większości branż, a niektóre z nich można wykorzystać tylko w konkretnej branży.

Oto kilka przykładów oszczędzania może jakie można wprowadzić w większości firm:

Redukcja kosztów wydruków

jak zredukować koszty wydruków

Duże ilości wydruków przy użyciu oryginalnych tuszy lub tonerów są bardzo kosztowne. Aby zredukować koszty wydruków można zastosować zamienniki oryginalnych tuszy i tonerów. Zamienniki markowych firm nie odbiegają jakością od oryginalnych, a są o połowę tańsze w eksploatacji. Także duży wpływ na koszty wydruków ma dobór odpowiedniej drukarki do stawianych jej zadań. Do celów biurowych, gdzie bardzo dużo drukuje się pism odpowiednia będzie drukarka laserowa monochromatyczna lub kolorowa. Do magazynów i sklepów gdzie drukuje się oryginał wraz z kilkoma kopiami niezbędna będzie drukarka igłowa. Bardzo rzadko w firmach stosuje się drukarki atramentowe. Kolejnym czynnikiem na koszty wydruków jest cena samej drukarki. Często bywa tak, że tanie w zakupie drukarki są drogie w eksploatacji. Zużyte / puste tonery lub tusze czasami można odsprzedać w skupach.

ograniczenie kosztów kserokopiarki

Kserokopiarka – ograniczenie kosztów

W wielu średnich i większych firmach są ogólnie dostępne profesjonalne kserokopiarki. Bardzo często są one wykorzystywane przez pracowników do celów prywatnych. Przy dużej ilości pracowników wydaje się to trudne do upilnowania, a wcale tak nie jest – wystarczy każdemu uprawnionemu pracownikowi przypisać kod. Przed kserowaniem uprawniony pracownik będzie musiał wprowadzić kod dostępu, a kserokopiarka będzie zliczać ilość stron skserowanych na jego profilu. Każdego pracownika można wówczas rozliczyć z ilości kserowanych stron, co ograniczy nadmierne nadużywanie kserokopiarki do celów prywatnych. Ograniczy to również korzystanie z ksero osób nieuprawnionych.

Optymalne magazynowanie artykułów biurowych

optymalne magazynowanie artykułów biurowych

W większości firmach w mniejszym, czy większym stopniu musimy wykorzystać materiały biurowe, jak np. papier do drukarek, zszywacze, spinacze, taśmy klejące, segregatory, koszulki do papieru itp. Od niektórych tych artykułów biurowych często uzależnione jest funkcjonowanie firmy, np. specjalny papier do faktur lub innych dokumentów. Firma, która już jakiś czas funkcjonuje na rynku może prognozować zapotrzebowanie na dany artykuł w miesiącu, i poczynić stosowany zapas. Zapas danego artykułu powinien być optymalny, aby zbyt duża jego ilość nie zalegała w magazynie, a minimalna ilość powinna wystarczyć do czasu dostawy – nie powodując przestoju w firmie. Przykład – specjalny papier do faktur. Minimalna ilość dostarczana przez drukarnie to 10 kartonów po 500szt., czas realizacji od zamówienia do dostawy 7 dni. 1 karton papieru do faktur wystarcza na 5 – 8 dni. Gdy w magazynie zostają 2 kartony papieru do faktur, osoba odpowiedzialna za stan artykułów biurowych składa zamówienie w drukarni. W razie poślizgu z realizacją przez drukarnię naszego zamówienia mamy bezpieczny zapas papieru na ok. 2 tygodnie. Przykład 2 – Drukarka sieciowa, która jest mocno eksploatowana przez kilka osób. Początkowo pojawia się komunikat z drukarki, ze kończy się toner, a po paru drukowankach następuje jego wyczerpanie. Nowy dostarczany jest w ciągu 24 godzin od zamówienia – i co? Kilka osób nie może korzystać z drukarki sieciowej bo zamówiony toner będzie następnego dnia! Powstaje zamieszanie i dezorganizacja pracy - kontrahent nie dostał oferty – poszedł do konkurencji. Rozwiązanie - na stanie powinien być 1 nowy toner. W przypadku wyczerpania tonera w drukarce, jest montowany nowy z magazynu i jest zamawiany nowy. Nie ma przestoju w wydrukach, nie jesteśmy uzależnienie od dostawcy tonera – w firmie nie ma niepotrzebnego zamieszania i przestoju.

Redukcja kosztów energii elektrycznej.

ograniczenie zużycia prądu stosując żarówki LED

Oczywiście, każdy powie że należy stosować energooszczędne żarówki i inne urządzenia – i trudno się z tym nie zgodzić. Żarówki energooszczędne zużywają do 80% mniej energii w porównaniu do zwykłych żarówek. A stosując żarówki ledowe LED zaoszczędzą do 90%energii elektrycznej. Żarówki LED śmiało można zastosować do podświetlenia ekspozycji, gablot, przeszklonych szaf itp. Coraz bardziej staja się popularne latarnie uliczne LED, gdzie jedna taka latarnia zużywa 100W zamiast 250W. Będąc przy oświetleniu warto wspomnieć o wykorzystaniu światła słonecznego zarówno w pomieszczeniach biurowych, jak i w halach produkcyjnych. Biura należy tak umeblować, aby nie oświetlały personelu, a wykorzystywały promienie słoneczne do oświetlenia. Hale produkcyjne oraz inne pomieszczenia powinny mieć jak największą ilość okien lub dachowych świetlików. Same pomieszczenia powinny być pomalowane na jasne kolory (najlepiej białe), aby jak najwięcej odbijały światła. W korytarzach, na klatkach schodowych, umywalniach, toaletach oraz innych pomieszczeniach, gdzie przewija się duża liczba ludzi można zastosować oświetlenie włączane poprzez czujniki ruchu. Takie rozwiązanie ma przynajmniej dwie zalety: po pierwsze – oświetlenie jest włączane wówczas, kiedy jest ktoś w strefie czujnika ruchu w danym miejscu lub pomieszczeniu, i wyłącza się po kilkunastu sekundach lub minutach jeżeli czujnik nie wyczuje ruchu. Jest wielu ludzi, którzy zapominają zgasić / wyłączyć po sobie światło. Po drugie: jest pewnego rodzajem zaskoczenia dla potencjalnego złodzieja.

Stosowanie darmowych odpowiedników drogich programów.

dafmowe oprogramowanie dla firm

Któż z nas nie miał do czynienia z pakietem biurowym MS Office. Cena najtańszego pakietu dla małej firmy to koszt ok. 600zł, a pełen profesjonalny pakiet na 1 stanowisko to koszt ponad 2000zł. Malo kto wie, że jest jego darmowy odpowiednik – OpenOffice, który można pobrać np. ze strony www.openoffice.org/pl/ można też w sklepach komputerowych zakupić pudełkową wersje za ok. 150zł. Za pomocą OpenOffice możemy tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje oraz bazy danych. Bez problemów odczytuje oraz zapisuje pliki w formatach zgodnymi z pakietem Microsoft Office. Wiele darmowych programów legalnie można ściągnąć z vortalu www.dobreprogramy.pl, Podobnie jak z darmowym pakietem biurowym OpenOffice jest z innymi programami, oto kilka przykładów: Płatne programy do kompresji plików WinRAR, WinZIP - ich darmowy odpowiednik to 7-zip (również w polskiej wersji językowej). Programy graficzne Photoshop, Corel – ich darmowy odpowiednik to GIMP. Zamiast płatnego programu do obsługi poczty Microsoft Office Outlook możemy użyć Thunderbirda. Także w programach antywirusowych znajdziemy duży wybór darmowych programów także dla firm. Godnym polecenia jest Microsoft Security Essentials, który zapewnia ochronę w czasie rzeczywistym na komputerach w domu i małej firmie z maksymalnie 10 komputerami. Aby skorzystać z tego programu na komputerze musi być zainstalowany oryginalny system Windows. Darmowe oprogramowanie jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, które zaczynają działalność na rynku i nie mają przeznaczyć zbyt wiele pieniędzy na płatne oprogramowanie. Także w czasopismach komputerowych znajdziemy dużo przydatnych programów dla firm.

Pozyskiwanie nowych klientów

pozyskiwanie nowych klientow

Nie od dziś wiadomo że reklama jest dźwignią handlu. Aby pozyskać nowych klientów musimy zadbać o to, aby klient nas znalazł. Należy zareklamować nasze usługi tam gdzie potencjalny klient ich szuka. W obecnych czasach jednym z głównych źródeł poszukiwania przez klienta usług / towarów jest Internet. Dla tego warto zainwestować w stronę internetową www, oraz wpisać naszą firmę do internetowych katalogów firm. W Internecie można znaleźć zarówno ogólnokrajowe jak i lokalne internetowe katalogi firm. Jak znaleźć klientów i nic za to nie zapłacić? Dodaj swoją firmę do katalogu Firmy.net! W takich katalogach nasza firma musi być wpisana w odpowiednią branżę. W miarę możliwości musi być jak najwięcej informacji o naszej firmie: lokalizacja, adres , telefon kontaktowy, adres strony www, e-mail, oraz informacja o świadczonych usługach, sprzedawanych towarach. Należy pamiętać o tym, że po wpisaniu naszej firmy do takiego katalogu potencjalni klienci będą mogli wystawić naszej firmie opinie i komentarze. Niestety najczęściej opinie i komentarze wpisują niezadowoleni klienci, a czasem nieuczciwa konkurencja. Są to przeważnie opinie negatywne. Rzadko kiedy są wpisywane pozytywne komentarze przez zadowolonych klientów. Inną formą reklamy jest zamieszczanie wyróżnionych za niewielką opłatą ogłoszeń w portalach lokalnych. W miarę możliwości możemy zainwestować w kampanie reklamowe w lokalnej prasie, na tablicach/banerach reklamowych, taksówkach i środkach komunikacji miejskiej, a także lokalnym radiu lub telewizji. Firma która posiada samochody firmowe również na nich może umieścić swe reklamy. Samochody firmowe powinny być czyste i przede wszystkim z kompletnymi okleinami reklamowymi. Samochody które są w złym stanie technicznym, mają wyblaknięte lub podarte naklejki reklamowe stają się antyreklamą, która pogarsza wizerunek firmy. Nie ma nic gorszego jak stary poobijany, a co gorsza rdzewiejący samochód reklamujący naszą firmę.

Dbanie o klienta i tworzenie z nim więzi

zadowolony klient

Pozyskanie klienta to polowa sukcesu, drugą połową będzie jego utrzymanie przy naszej firmie. Niezależnie od branży klient od samego początku musi być dobrze obsłużony, przy pierwszym kontakcie musi odczuć, że trafił pod właściwy adres, że znalazł to czego szukał. Jeżeli klient będzie profesjonalnie obsłużony zgodnie z jego oczekiwaniami to mamy pewność że do nas wróci, w dodatku istnieje szansa, że poleci nas swoim znajomym ( powstaje marketing szeptany). Na dobrą opinię bardzo długo się pracuje, natomiast bardzo łatwo ją stracić. W żadnym wypadku klient nie może poczuć się oszukany lub wprowadzony w błąd. Wszelkie ustalenia finansowe oraz terminu realizacji muszą być dotrzymane. Wszelkie niejasności powinny być również wyjaśnione. Niestety nie zadowolony klient wystawi nam złą opinię na publicznych forach oraz wśród swoich znajomych. Stałym klientom warto udzielać rabatu, i zwiększać go w miarę zwiększania obrotów. Miłym zaskoczeniem dla klienta będzie jakiś niewielki funkcjonalny gadżet. Zadowolony klient potrafi zapłacić więcej tam gdzie jest profesjonalnie obsłużony, niż u tańszej konkurencji u której liczy się ilość nie jakość, a klienta stawia się go na drugim miejscu. Chcąc pozyskać jak największe grono klientów musimy dążyć do tego, aby nasze usługi były świadczone solidnie i terminowo.

Wizerunek firmy

wizerunek firmy

Klienci i kontrahenci zwracają również uwagę na wizerunek firmy. Wizerunek to jeden z aktywów firmy. Każda firma ma wiele wizerunków, widzianych oczami klientów, pracowników i udziałowców. Wszystkie wizerunki wpływają na kondycję przedsiębiorstwa, każdy z nich jest ważny. Pozytywny wizerunek firmy w oczach pracownika zwiększy jego wydajność, co przełoży się na wzrost wyników firmy, jej rozwój i pozytywny wizerunek w oczach klientów. Pozytywnie oceniana firma przez klientów zwiększy obroty firmy i zachęci kontrahentów do współpracy. W zależności od branży na wizerunek w oczach klienta wypływają: ceny oraz jakość oferowanych usług i towarów, czas realizacji, wywiązywanie się z warunków umowy, jakość obsługi klienta , opinie znajomych oraz internautów na forach, wygląd siedziby firmy, stanowiska obsługi klienta i personelu, a także wygląd pojazdów firmowych, reklam, itp. Na wizerunek przedsiębiorstwa w oczach pracownika wpływają: wysokość i terminowość wynagrodzenia, warunki socjalne, warunki pracy, sposób traktowania pracowników przez zarząd, możliwości doskonalenia się i rozwoju.

© R.K. 2012